SmartCrowding gir fullstendig oversikt over ledig og brukt kapasitet ved helseforetaket.
– Denne løsningen gir beslutingsstøtte for bedre pasientflyt, fordeling av kapasitet og ressursbruk – og dermed økt pasientsikkerhet og optimalisert drift, sier lege og gründer Øystein Evjen Olsen.
Bakgrunn
I 2008 og 2011 foretok fylkeslegene og Helsetilsynet revisjon av sykehusene. Resultatet var nedslående, både lokalt i Rogaland og nasjonalt. Det ble rapportert om følgende:
– Manglende kompetanse ved akuttmottakene
– Altfor mange oppgaver som skulle løses på altfor kort tid
– Ansatte som daglig følte seg dårlig forberedt
– Opphopning i antall pasienter
Da Øystein Evjen Olsen, lege og gründer av Smart Crowding, ble ansatt som fagsjef ved SUS (Stavanger Universitetssykehus) i 2012 var en av utfordringene å følge opp revisjonene. En trend som raskt gjorde seg synlig var at pasientflyten, altså tilstrømmingen av pasienter, var spesielt stor fra klokken 12:00 og utover ettermiddagen før den avtok ved kveldstid. Det viste også seg at pasienter som ble innlagt mellom 08:00 og 09:00 hadde kortere liggetid enn de som ble innlagt om ettermiddagen.
– Dette var ikke unikt for Rogaland. Trenden gjorde seg gjeldende over hele landet, og man kunne se at det samme skjedde over hele kloden, sier han.
Forberede for høy aktivitet
Evjen Olsen og teamet hans etablerte dermed objektive indikatorer for å beskrive denne kurven. Spørsmålet ble hvordan man kunne være forberedt på å bli bedre forberedt.
– Først og fremst måtte vi forberede for høy aktivitet. Vi måtte også forbedre distribusjon av innleggelser, noe som ville kreve stor grad av samarbeid mellom avdelingene, sier han.
Verdikonflikt
Høy aktivitet betyr at det ble skrevet inn mange pasienter innenfor samme tidsrom. Konsekvensen var at pasienter mistet mulighet til enerom og at det gikk lengre tid før tilsyn av lege, sykepleier eller annet helsepersonell.
– Vi havnet rett og slett i en verdikonflikt. Vi ønsket å ta bedre vare på pasientene enn hva vi hadde tid til. Tiden vi brukte på en pasient gikk utover neste pasient. Situasjonen gikk utover pasient-tilfredsheten, men også tilliten mellom de ansatte, forklarer han.
– Ga oss beslutningsstøtte
Ved å beskrive tiltak i fredstid, lot det seg gjøre å utvikle en plan for høy aktivitet. Evjen Olsen og teamet hans satte inn ulike nivåer for høy aktivitet, fra null til tre.
– Det ga oss ikke bare beslutningsstøtte i sanntid for å håndtere høy aktivitet, men også for å planlegge og iverksette målrettede tiltak, sier Evjen Olsen og legger til:
– Da begynte andre avdelinger som kirurgisk, medisinsk og intensivavdelingen å oppdage den samme nytteverdien som vi hadde oppdaget.
Et Excel-ark kan fort bli komplisert, og når alle avdelingene hadde sin egne indikatorer og tiltak ble det enda mer komplisert. Da skjedde det noe i noens hode. Dette var i 2014.
Eureka!
– Da dukket ideen om en applikasjon opp – en applikasjon som kunne gjøre det enklere å kommunisere. Sammen med sykehusets innovasjonsavdeling, Prekubator ( som nå heter Valide`) og F5 IT utviklet vi Smart Crowding. Løsningen adresserer operative verdier som kan komme i konflikt – og som ville fått negative konsekvenser i forhold til kvalitet, effektivitet, forventninger fra pasienter, fra myndigheter og interne utfordringer knyttet til tillit, forteller han.
Åtte år senere har teknologien og digitaliseringen gjort sine kvantesprang. Smart Crowding sin foreløpig siste versjon rulles ut nå.
Hva har man oppnådd?
– I den perioden vi introduserte løsningen parallelt med andre tiltak var tallene veldig gode. Liggetid ved akuttmottaket gikk ned, det ble færre korridorpasienter og mindre overtid og innleie. Avdelinger med sprengt kapasitet er en betydelig risiko i forhold til pasientsikkerheten og tryggheten til de ansatte. Smart Crowding gir full kontroll over de indikatorene som er viktige for helseforetaket. En visuell kurve, som stadig oppdateres, gir status og viser hvor tiltakene må settes inn.
